회의록 양식 무료 공유 작성방법과 설명 회의록 필수요소

회의록 양식 무료공유 장성방법 설명 회의 시 필수 자료

안녕하세요 오늘은 회의록 양식을 하나 공유드리려 합니다. 회의 시 제일 막내 또는 회의록작성 담당자가 회의록을 작성하게 되는데 회의록 작성 하나만 잘해도 회의내용이 잘 정리되고, 기록물로 활용될 수 있으며, 때로는 증거자료로 활용되기도 합니다. 어떠한 일을 시작할 때도 회의를 하고 끝날 때도 회의를 합니다. 일의 시작과 끝을 회의로 시작해서 회의로 끝난다고 말할 수 있을 만큼 회의는 중요하며, 그 기록물 또한 중요하다고 말할 수 있습니다. 

 

1. 회의의 종류

회의는 여러 성격의 회의가 있습니다.

 1) 정보공유형 회의

  정보공유형 회의는 시장정보나 경쟁사정보 등 각종 정보들을 공유하는 회의입니다. 보통 타 부서가 참석한 상태에서 우리 부서에서 확인한 정보들을 공유하여 상호 간의 협력이 강화될 수 있도록 하는 것을 목적으로 합니다.

 

 2) 정례회의 (보고형 회의)

  정기적으로 정해진 시기에 시행하는 회의입니다. 대부분 업무진행시작과 결과, 향후 계획등을 다루는 회의로 보고형 회의라고 할 수 있겠습니다. PDCA 또는 PDA형태로 이루어지는 게 특징입니다.

 

 3) 아이디어회의

  아이디어 회의는 각 부서들이 모여 해당 안건에 대한 아이디어를 도출해 내는 회의입니다. 아이디어 회의일수록 회의록작성이 매우 중요하다고 할 수 있습니다.

 

 4) 방향설정형 회의 (지시형 회의)

  지시형회의의 경우에는 대게 결정권한이 있는 사람이 참석하여 내용을 보고 또는 공유를 받고 향후 진행방향설정에 대한 결정사항이 많이 발생합니다. 지시사항에 대해 데드라인은 언제까지 가져갈 것인지 협의가 이루어지게 되며 부서 간 협업은 어떤 것을 할지가 많이 논의됩니다.

 

회의의 종류만 보더라도 회의록에서 다루어야 할 내용이 많다는 것을 느낄 수 있습니다.

 

2. 회의록 구성

 회의록은 우선 어떤 회의인지 회의록의 제목을 작성하면서 시작됩니다. 제목을 아래로 하여 진행된 날짜와 참석자, 회의진행장소, 회의록작성자등을 작성합니다. 금일 회의를 하기 전 배포된 Agenda를 작성해주고 본 내용에 들어가며, 결정사항이나 협의사항 등을 작성합니다. 연속적으로 필요한 회의라면 추후 회의일정과 장소, 참석자등을 작성해 줍니다.

 

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3. 회의록 작성방법

 1) 회의록 양식

회의록 양식.docx

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위 회의록 양식을 확인 부탁드리겠습니다.

 

 2) 회의록 초반부 작성

일단 회의록을 보시면 제일 위에는 회의명, 일시, 장소, 참석자, 회의록 작성자를 기입하도록 되어있습니다. 작성 간의 주의사항은 없으나, 참석하기로 되어있던 사람이 불참할 경우는 별도로 불참사유를 적어주는 것도 좋은 방법입니다.

Agenda의 경우는 회의 진행 전 참석자에게 공유된 회의 Agenda를 작성해 주며, 변동사항이 있다면 변동된 내용으로 작성을 해주시면 됩니다.

 

 3) 회의록 중반부 작성

 

다음으로는 회의 전에 이야기되는 내용작성입니다. 본 회의 들어가기 전 지난 회의록 리뷰를 할 수도 있으며, 회의내용과는 별개로 다른 내용들이 오고 갈 수 있으므로 그러한 내용들을 작성해 줍니다. 일반적인 사담은 작성할 필요가 없으며, 업무에 관련된 내용들만 작성을 합니다.

 

이후 1번부터가 진짜 회의록이라고 할 수 있습니다. 1번에는 첫 번째 회의안건과 발표자를 작성하고 내용 중에는 간단한 발표자료 요약과 함께 특별히 논의된 내용을 위주로 다루어줍니다. 작성단계에서 논의 및 협의가 되는 내용이 있다면 아래 논의사항에 발췌하여 한번 더 작성해 주며, 결정사항등이 있다면 동일하게 아래 결정사항에 다시 한번 작성하여 다시 회의록을 봤을 때도 빠르게 지난 회의내용을 회고할 수 있도록 해줍니다.

 

 4) 회의록 후반부 작성

 회의록 마지막에는 공지사항이 있다면 공지사항을 작성해주며, 연속되는 회의일 경우에는 다음회의일정이나 참석자, 장소등이 협의된 내용을 넣어주도록 합니다. 이 또한 사담내용은 들어가지 않으며 업무적인 내용만 넣어 다른 사람이 보았을 때 시간을 절약할 수 있도록 작성해 줍니다.

 

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오늘은 이렇게 회의록 양식과 함께 작성방법 등에 대해 알아보았습니다. 이 글을 읽으시는 분들께 도움이 되는 정보였으면 좋겠습니다. 꼭 이 양식으로 하지 않고 각자의 스타일에 맞게 변경하여 사용해도 무방하나 가장 보편적으로 사용되는 내용들로 작성하였으니 필요한 내용들은 칸을 추가하여 쓰시는 것을 권장드립니다. 오늘도 긴 글 읽어주셔서 감사합니다.

 

 

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